Datenschutzerklärung.

1. Einleitung, Verantwortlichkeit und Rollenverteilung

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie die Squaretech GmbH (nachfolgend «wir» oder «uns») personenbezogene Daten erhebt, verarbeitet und schützt, wenn Sie unsere Software-as-a-Service-Plattform «Atlas» (derzeit in einer kostenlosen Beta-Phase) sowie unsere Website nutzen. Wir richten uns dabei nach dem Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) sowie, sofern anwendbar, der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Verantwortliche Stelle

Squaretech GmbH
Reidholzstrasse 7c
8805 Richterswil
Schweiz
E-Mail: info@squaretech.ch

Rollenverteilung (Verantwortlicher vs. Auftragsverarbeiter)

• Als Verantwortlicher: Für die Verwaltung Ihrer Kontodaten und die Nutzung unserer Website agieren wir als Verantwortlicher, da wir die Zwecke und Mittel der Verarbeitung bestimmen.
• Als Auftragsverarbeiter: Für die von Ihnen in die Plattform eingegebenen Inhaltsdaten (Chats, baurechtliche Dokumente) agieren wir ausschliesslich als Auftragsverarbeiter in Ihrem Auftrag. Sie bleiben der Verantwortliche für diese Daten und stellen sicher, dass Sie über die nötigen Rechte verfügen, diese Daten bei uns einzugeben.

2. Erhebung und Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten primär zur Bereitstellung und Verbesserung unserer Dienste:

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt) sowie gegebenenfalls Unternehmensdaten.
• Inhaltsdaten (Chats): Die von Ihnen in Atlas eingegebenen Fragestellungen, Dokumente und die generierten Antworten.
• Kontaktformular: Erfassung von Name, E-Mail-Adresse, Firma (optional), Betreff und Nachrichteninhalten zur Bearbeitung Ihrer Anfragen. Die Übermittlung erfolgt über den Dienst Web3Forms (siehe Punkt 7); die Eingaben werden dort nicht dauerhaft gespeichert, sondern zur Zustellung per E-Mail an uns verarbeitet.
• Nutzungs- und Analysedaten: IP-Adresse, Browsertyp, Geräteinformationen und technische Protokolle zur Fehlerbehebung und Gewährleistung der Sicherheit.

KI-Check (Potenzialanalyse)

Auf unserer Website bieten wir einen kostenlosen KI-Check an: Sie beschreiben Ihren Betrieb in zwei Freitext-Feldern und erhalten eine automatisiert erstellte Potenzial-Einschätzung. Wir speichern dabei Ihre Eingaben, das erstellte Resultat sowie allfällige Kampagnen-Parameter des Seitenaufrufs (UTM-Parameter). Zum Freischalten des vollständigen Resultats erfassen wir zusätzlich Ihre E-Mail-Adresse sowie optional Name und Firma.

Wir verwenden diese Daten, um Ihnen das Resultat per E-Mail zuzustellen, uns persönlich mit einer Rückmeldung zu Ihrer Analyse bei Ihnen zu melden und unser Angebot zu verbessern. Ein Newsletter-Versand erfolgt nur mit separater Anmeldung (Punkt 5). Die KI-Check-Daten werden 24 Monate nach dem Check automatisch gelöscht. Die Speicherung erfolgt bei Upstash, der E-Mail-Versand über Resend (siehe Punkt 7); die Auswertung selbst erfolgt über die Azure OpenAI Services (Punkt 3), ohne dass Ihre Eingaben zum Training von KI-Modellen verwendet werden.

3. Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und automatisierte Entscheidungen

Atlas nutzt fortschrittliche Sprachmodelle, um Ihre baurechtlichen Anfragen zu beantworten.

Technologie-Partner: Wir verwenden für die Textgenerierung die Azure OpenAI Services von Microsoft sowie Dienstleistungen des Anbieters Cohere.

Serverstandort: Die KI-Verarbeitung erfolgt auf Servern in der europäischen Cloud-Infrastruktur (Europa, Microsoft Azure) sowie in Kanada (Cohere).

Kein Training mit Ihren Daten: Weder wir noch unsere Technologie-Partner verwenden Ihre Daten oder Dokumente, um die zugrundeliegenden KI-Modelle (LLMs) zu trainieren. Zur kontinuierlichen Verbesserung von Atlas werten wir Nutzungsmetriken aus (z.B. Antwortzeiten, Fehlerquoten, Nutzungshäufigkeit); daneben können unsere Mitarbeitenden einzelne Chatverläufe zur Qualitätssicherung einsehen (siehe Punkt 4).

Keine automatisierte Entscheidungsfindung: Atlas fungiert als reines Assistenz-Tool. Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für automatisierte Entscheidungsfindungen (wie z.B. Profiling), die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkungen entfalten könnten.

4. Datenweitergabe, Team-Zugriff und Behörden

Kein Datenverkauf: Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten unter keinen Umständen an Dritte.

Zugriff durch unser Team: Unsere Mitarbeitenden können auf Inhaltsdaten (Chats) zugreifen, namentlich zur Qualitätssicherung, zur Fehlerbehebung, zur Bearbeitung von Supportanfragen und zur Weiterentwicklung von Atlas. Der Zugriff ist auf das dafür Notwendige beschränkt und erfolgt vertraulich. Ihre Inhaltsdaten werden dabei nicht an Dritte weitergegeben und nicht zum Training von KI-Modellen verwendet (Punkt 3).

Herausgabe an Behörden: Wir geben personenbezogene Daten nur an Dritte weiter, wenn wir gesetzlich oder durch eine rechtsgültige behördliche/gerichtliche Anordnung dazu verpflichtet sind oder dies zur Wahrung unserer Rechte und Sicherheit zwingend erforderlich ist.

5. Direktwerbung und Newsletter

Bestandeskunden: Wenn Sie sich für unsere Plattform registrieren, behalten wir uns vor, Sie basierend auf unserem berechtigten Interesse per E-Mail über ähnliche eigene Angebote, neue Funktionen oder wichtige Updates zu Atlas zu informieren. Sie können dieser Nutzung jederzeit kostenlos widersprechen.

Newsletter: Sofern wir einen Newsletter anbieten und Sie sich aktiv dafür anmelden, nutzen wir Ihre E-Mail-Adresse ausschliesslich für diesen Zweck.

Abmeldung: Sie können sich jederzeit über den Abmeldelink am Ende jeder E-Mail von Marketing- und Newsletter-Nachrichten abmelden.

6. Speicherdauer und Löschung der Inhaltsdaten

Wir speichern Ihre Daten so lange, wie Ihr Konto bei uns aktiv ist.

Manuelle Löschung: Sie haben jederzeit die Möglichkeit, einzelne Chatverläufe direkt in Ihrem Benutzerprofil selbstständig und unwiderruflich zu löschen.

Kontolöschung: Wenn Sie Ihr Konto löschen, werden Ihre Kontodaten und Chatverläufe innerhalb von 30 Tagen nach der Löschung aus unseren aktiven Systemen entfernt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Anonymisierte und aggregierte Nutzungsstatistiken (z.B. Anzahl Anfragen, Antwortzeiten) dürfen weiterverwendet werden.

7. Dienstleister und Datenübermittlung ins Ausland

Wir arbeiten zur Leistungserbringung mit ausgewählten Dienstleistern zusammen. Befindet sich ein Dienstleister ausserhalb der Schweiz oder der EU/EWR (z.B. in den USA), stellen wir durch angemessene Garantien (insbesondere Standardvertragsklauseln, SCCs) den Datenschutz sicher. Für Kanada besteht ein Angemessenheitsbeschluss, der ein adäquates Datenschutzniveau bestätigt.

8. Cookies, Einwilligung und externe Links

Technisch notwendige Cookies: Für den Betrieb der Plattform und der Website setzen wir technisch notwendige Cookies ein (z.B. für das sichere Login in Atlas sowie zum Speichern Ihrer Cookie-Entscheidung). Diese sind für die Bereitstellung unserer Dienste erforderlich und bedürfen keiner Einwilligung.

Optionale Analyse- und Tracking-Dienste: Daneben setzen wir auf unserer Website den Analyse- und Besuchererkennungsdienst Apollo.io ein. Dieser hilft uns zu verstehen, welche Unternehmen unsere Website besuchen und wie sie genutzt wird. Apollo.io speichert dazu Kennungen im Browser (Cookies bzw. vergleichbare Technologien wie Local Storage) und übermittelt Daten an die Apollo.io, Inc. in den USA (siehe Punkt 7).

LinkedIn Insight Tag: Für unsere Werbekampagnen auf LinkedIn setzen wir das «LinkedIn Insight Tag» der LinkedIn Ireland Unlimited Company ein. Es misst die Reichweite unserer Anzeigen und erfasst, welche Handlungen Besucherinnen und Besucher nach einem Anzeigenklick ausführen (etwa das Absenden des KI-Checks oder eine Kontaktanfrage), damit wir den Erfolg der Kampagnen auswerten können. LinkedIn speichert dazu Kennungen im Browser (Cookies) und übermittelt Daten an LinkedIn (Irland/USA, siehe Punkt 7). Die Auswertung erfolgt für uns in aggregierter, nicht personenbezogener Form.

Einwilligung und Widerruf: Diese optionalen Dienste werden erst geladen, nachdem Sie über unseren Cookie-Banner aktiv eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Einwilligung nach DSG). Ohne Ihre Einwilligung findet kein solches Tracking statt. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder anpassen, indem Sie im Seitenfuss auf «Cookie-Einstellungen» klicken.

Externe Links: Unsere Website oder die KI-generierten Antworten können Links zu Websites Dritter enthalten (z.B. LinkedIn, zcal.co). Wir haben keinen Einfluss auf deren Inhalte und übernehmen keine Verantwortung für deren Datenschutzpraktiken.

9. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen (wie z.B. Verschlüsselung via SSL/TLS, regelmässige Backups und strenge Zugriffskontrollen), um Ihre Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen. Gleichzeitig sind Sie als Nutzer verpflichtet, Ihre Zugangsdaten sicher aufzubewahren.

10. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten Daten. Zudem haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Datenverarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie den Widerruf einer erteilten Einwilligung.

Zur Ausübung dieser Rechte oder bei Fragen zum Datenschutz kontaktieren Sie uns unter: info@squaretech.ch

Beschwerderecht: Sie haben das Recht, eine Beschwerde beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) einzureichen. Sofern die DSGVO anwendbar ist, können Sie sich auch an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde in Ihrem EU/EWR-Mitgliedstaat wenden.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit an geänderte rechtliche oder technische Rahmenbedingungen anzupassen. Massgebend ist jeweils die auf unserer Website publizierte aktuelle Version.